为了加强档案资料的集中统一管理，搞好文件的案卷归档和史料的积累，提高档案资料的利用率，更好地为工会工作服务，特制定本制度。

一、文书档案的收集和管理工作由办公室负责。

二、归档文件的范围

    1、上级工会或其他部门来文，包括会议文件、领导讲话、重要资料等。

    2、校工会请示、报告、上级批文、对下发文等重要的会议文件、领导讲话、工作简报、信息参考、情况反映、统计报表等。

    3、工会内部材料。包括全委会、主席办公会、工会办公会等会议记录，专题调查、工作汇报、检查工作材料、主要电话记录、工作规章制度、大事记、人事任免、干部名册、奖惩情况、调资、定级、干部调动存根及固定资产登记清册、领导批示存档的其他文件。

    4、基层工会的请示报告和相应的批示、批复、需存档备案的

文件等。

    5、校工会调查处理的重要信访资料及信访摘录等。

    6、工作计划、总结、简报、资料等等。

三、归档管理办法

    l、校党委、行政、市总、省教育工会、省总、全国教育工会、全总下发的文件。参加会议带回的文件、资料等，由工会办公室立卷归档。

    2、校工会发出的文件、上报的请示报告及相应的批复和签复记录、会议文件等，由工会办公室立卷归档。

    3、凡校工会批转各部门办理的全总、全国教育工会、省总、省教育工会、市总、校党委、行政等文件，办理完毕后，承办部门应及时将原件和文件处理签送办公室立卷归档，承办部门如需要可保存复制件。如在处理中形成了相应文件，由办公室和来办部门分别立卷归档。

四、归档文件要求

    1、归档文件须有文件底稿(含领导签署了意见的公文处理等)、正本、主件、附件、请示及批复齐全、完整。

    2、存档文件的起草和格式要符合规定，领导签发要写全称及年月日；归档的文件要字迹清晰，无破损。

    3、存档的文件必须写清楚年月日和单位名称；翻印文件，必须写上翻印单位和时间。

    4、办公室须在第二年二月底以前，将上年的档案材料按规定整理交立卷归档。

五、查阅文件的规定

    1、查阅文件程序，须经办公室及有关领导批准。

    2、档案材料一般不得外借。如特殊情况必须借出的，须经办公室主任或领导批准。同时对借出的档案不得损坏内页，更不得拆开案卷。